Problemen. Zodra we er tegenaan lopen, willen we er zo snel mogelijk vanaf. Maar hoe pak je ze het beste aan? Als je dat niet weet, verspil je kostbare tijd. En energie.
Hoe kun je dat voorkomen?
Vijf soorten problemen
Het Cynefin Raamwerk van David Snowden helpt om te bepalen met welk soort probleem je te maken hebt.
Het raamwerk deelt problemen op in vijf contexten of domeinen: eenvoudig, ingewikkeld, complex of chaotisch. Wanorde is het vijfde domein. Bij problemen binnen dat domein spelen meerdere problemen tegelijkertijd.
Voor iedere probleemsoort staat vast hoe je zo'n probleem het best aan kunt pakken, wie je er het best bij kunt betrekken en welke rol jij als leidinggevende speelt bij het oplossen ervan.
Dat is heel handig, toch?
Maar als je met een probleem wordt geconfronteerd kan het knap lastig zijn om te bepalen met welk soort probleem je te maken hebt.
Een schema om het soort probleem te bepalen
We hebben een schema gemaakt om je hierbij te helpen:
Vijf vragen om te bepalen met welk probleem je te maken hebt
Met vijf eenvoudige vragen bepaal je voortaan direct met welk soort probleem je te maken hebt. Zodat je weet hoe het moet aanpakken. En met wie. Zo simpel kan het zijn.
Vraag 1: Speelt er één probleem?
Spelen er meerdere problemen tegelijk? Dan is er sprake van wanorde. Je moet eerst bepalen welke problemen er allemaal spelen. En in welke volgorde je die aanpakt.
Is het antwoord 'nee'? Ontwar dan eerst de kluwen. Als je dat hebt gedaan, begin je opnieuw. Met het probleem dat de hoogste prioriteit verdient. Daarna pak je, één voor één, de andere problemen aan die de wanorde veroorzaken.
Is het antwoord 'ja'? Dan door naar vraag 2.
Vraag 2: Pak je het echte probleem aan?
Voor je verder ook maar iets doet, vraag je je af of je het échte probleem te pakken hebt. Zit er misschien nog iets onder? Net als bij een auto die niet wil starten. Is de accu leeg? Of start hij niet omdat de accu steeds leegloopt door een ander probleem?
Pas als je zeker weet dat je het échte probleem aanpakt, ga je door naar de volgende vraag.
Vraag 3: Is dit probleem al eerder opgelost?
Het hoeft niet precies hetzelfde probleem te zijn. Een vergelijkbaar probleem is ook prima. Als jij of iemand anders zo'n probleem al eens heeft opgelost, weet je namelijk wat werkt. En wat niet.
Is het antwoord 'ja'? Dan heb je te maken met een eenvoudig of een ingewikkeld probleem. De volgende vraag maakt duidelijk welk van de twee het is.
Is het antwoord 'nee'? Dan door naar vraag 5.
Vraag 4: Bestaat er een 'beste' oplossing?
Als er één oplossing is die overduidelijk de beste is, heb je te maken met een eenvoudig probleem. Denk aan een lege tank. Dan is tanken de beste oplossing. Punt.
Zijn er meerdere goede oplossingen mogelijk? Dan is het een ingewikkeld probleem. Net als bij die tikken in je voorwiel. Kan de stabilisatorstang zijn. Of de rubbers. Een specialist weet welke oplossing in jouw situatie het best werkt.
Vraag 5: Moet dit probleem NU worden opgelost?
Als er geen tijd is om na te denken, als er direct actie nodig is, heb je te maken met een chaotisch probleem. Een crisis. Dan moet je handelen. Nu! Zoals wanneer je met je auto te water raakt. Geen tijd voor overleg. Gewoon doen!
Is er wel tijd? Dan heb je te maken met een complex probleem. Er zijn verschillende mogelijke oplossingen, maar je weet vooraf niet welke gaat werken. Dat ontdek je door te experimenteren.
Zo simpel kan het zijn
Met deze vijf vragen weet je dus in no-time met welk soort probleem je te maken hebt. Het schema helpt je daar op een overzichtelijke manier bij.
Zo simpel is het. Vijf vragen. Meer heb je niet nodig om te weten wat je moet doen. En wat je dus vooral niet moet doen.
Scheelt je een hoop tijd. En energie. Die je vast wel beter kunt gebruiken.
Misschien wel om eindelijk eens uit te zoeken waarom dat probleem waar jullie al zo lang mee worstelen nog steeds niet is opgelost?