Privacy- en cookieverklaring

Bij Ideemeesters vinden we jouw privacy belangrijk. We leggen zo min mogelijk persoonlijke gegevens vast en we doen dat alleen maar als jij onze diensten of producten wilt afnemen.

We houden ons aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG). Dit betekent dat we:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij Ideemeesters doen met persoonlijke gegevens die je aan ons verstrekt.

Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met ons via een mail naar contact@ideemeesters.nl.

Wanneer je een dienst of product van ons afneemt, gebruiken wij jouw persoonsgegevens om dit af te kunnen handelen. Hiervoor gebruiken wij jouw:

• naam
• bedrijfsgegevens
• organisatienaam
• NAW-gegevens
• factuuradres
• e-mailadres
• IP-adres

Door een overeenkomst met ons te sluiten om een dienst te leveren of door een product te bestellen geef je ons hiervoor jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie in ieder geval tot jouw dienst of product is geleverd. Een deel van jouw gegevens bewaren wij langer in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Als je gebruik maakt van een (contact)formulier op onze website (https://ideemeesters.nl) of ons een mail stuurt, gebruiken wij jouw:

• naam
• organisatienaam
• e-mailadres
• informatie die je ons verstrekt in jouw bericht
• IP-adres

Door ons via een formulier of via mail een bericht te sturen geef je ons hiervoor jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie, totdat we zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie en drie maanden daarna. Zo kunnen we bij vervolgvragen de informatie er makkelijk bij pakken. Ook kunnen we zo onze klantenservice trainen om nog beter te worden.

Naast onze algemene diensten bieden wij ook toegang tot Kennisbuddy, onze AI-assistent voor zakelijke probleemanalyse.

Gegevensverwerking bij Kennisbuddy

Wanneer je gebruik maakt van Kennisbuddy, verwerken wij de volgende gegevens:

• Jouw naam
• Organisatienaam
• E-mailadres
• Inloggegevens
• De inhoud van jouw gesprekken met Kennisbuddy

Doeleinden van verwerking

We gebruiken deze gegevens voor de volgende doelen:

• Het leveren en verbeteren van de Kennisbuddy-dienst
• Het personaliseren van jouw ervaring
• Het analyseren van gebruikspatronen om de dienst te verbeteren
• Het opslaan van je gespreksgeschiedenis zodat je eerdere gesprekken kunt raadplegen

Conversatiegegevens

De inhoud van jouw gesprekken met Kennisbuddy wordt opgeslagen om:

• Jou toegang te geven tot je gespreksgeschiedenis
• Kennisbuddy te helpen eerdere context te onthouden voor betere dienstverlening
• De kwaliteit van de dienst te verbeteren

Ter bescherming van jouw privacy raden we je aan om in gesprekken met Kennisbuddy geen persoons- of specifieke organisatiegegevens te gebruiken (gebruik bijvoorbeeld 'mijn collega' in plaats van namen, en 'onze organisatie' in plaats van de bedrijfsnaam).

Bewaartermijn

We bewaren je gespreksgeschiedenis met Kennisbuddy voor een periode van 12 maanden na je laatste gebruik van de dienst. Na deze periode worden je gesprekken automatisch verwijderd.

Je kunt op elk moment vragen om jouw specifieke gesprekken te verwijderen via contact@ideemeesters.nl.

Geanonimiseerde analyse

Voor het verbeteren van onze dienst kunnen we geanonimiseerde analyses uitvoeren op de gesprekken met Kennisbuddy. Bij deze analyses worden alle persoonlijke identificatiegegevens verwijderd en gaan we alleen om met geaggregeerde patronen in het gebruik.

Onderliggende technologieën

Voor het leveren van Kennisbuddy maken we gebruik van verschillende AI-model providers, waaronder Anthropic (Claude) en OpenAI (ChatGPT). Deze diensten verwerken de door jou ingestuurde gespreksgegevens om de Kennisbuddy-functionaliteit mogelijk te maken.

We raden je aan ook de privacyverklaringen van deze providers te raadplegen:

• Anthropic (Claude): https://www.anthropic.com/privacy
• OpenAI (ChatGPT): https://openai.com/privacy

Om onze diensten te kunnen leveren werken wij met partijen samen, die (een deel van) jouw hiervoor genoemde gegevens van ons kunnen ontvangen:

• De partij die onze website host
• Gmail
• Onze accountant
• AI-model providers (zoals vermeld bij Kennisbuddy)

Met uitzondering van deze partijen geven wij jouw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Wij gebruiken cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan, zodat je die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien dat je ons weer bezoekt.

We gebruiken strikt noodzakelijke cookies om de inhoud van onze website te beheren. Deze cookies zijn nodig voor het goed functioneren van deze website. Deze technische en functionele cookies kun je niet weigeren als je onze website bezoekt.

Voor technische en functionele cookies is toestemming vragen niet nodig. Zie Veiliginternetten.nl voor meer informatie hierover.

Je kunt via jouw browserinstellingen het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige onderdelen van onze diensten werken dan misschien niet goed meer.

Op onze website plaatsen we links naar websites van derden. Het gebruik van deze links is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Wij raden je aan om zowel de privacyverklaring als het cookiebeleid van de betreffende websites te raadplegen.

We embedden soms video's van Youtube en Vimeo op onze site. YouTube (Google) en Vimeo kunnen dan ook cookies plaatsen om te zien welke video's je hebt bekeken. Google plaatst in dat geval ook cookies om voor jou relevantere advertenties te tonen. Wij raden je aan om zowel de privacyverklaring als het cookiebeleid van Google en Vimeo te raadplegen.

Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website en onze diensten. We gebruiken daarvoor een privacy-vriendelijke analysetool (Plausible.io). Deze open source analysetool plaatst cookies en verzamelt gegevens zoals jouw browser, IP-adres, enzovoort. Deze gegevens worden geanonimiseerd en zijn niet herleidbaar naar jou. Er worden dus geen persoonsgegevens van jou verzameld. De verzamelde gegevens worden gebruikt om geaggregeerde statistieken te genereren. Daarmee weten we onder andere hoeveel keer een bepaalde pagina wordt gelezen. Deze informatie gebruiken we alleen om de inhoud van onze website te verbeteren of als insteek voor een nieuwe campagne rond een bepaald onderwerp waar veel interesse voor is.

De (beperkte) gegevens die in dit verband worden gebruikt, blijven in de Europese Unie (Estland en Duitsland). De gegevens worden ook niet gedeeld met andere partijen of ontvangers. Ze worden versleuteld en het principe van gegevensminimalisatie wordt strikt nageleefd.

Voor cookies die gebruikt worden om de kwaliteit of effectiviteit van onze website te bekijken is het, zolang ze geen grote inbreuk maken op de privacy, niet nodig om toestemming te vragen. Zie Veiliginternetten.nl voor meer informatie hierover.

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om je privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd;
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn;
• Wij gebruiken beveiligde verbindingen (SSL) voor de verzending van persoonsgegevens;
• Wij maken gebruik van gecertificeerde dienstverleners met passende beveiligingsmaatregelen.

Wij zorgen dat jouw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wanneer onze dienst wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie onze contactgegevens hieronder.

Je hebt de volgende rechten:

1. Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
2. Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
3. Het laten corrigeren van fouten;
4. Het laten verwijderen van persoonsgegevens;
5. Intrekken van toestemming.

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Stuur een verzoek daarom altijd vanuit het mailadres waarmee je gebruik maakt van onze diensten. Verzoeken die zijn verzonden vanuit een ander mailadres zullen we niet in behandeling nemen.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Stuur, als je een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens een e-mail naar contact@ideemeesters.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met je. Stuur klachten ook altijd vanuit het mailadres waarmee je gebruik maakt van onze diensten. Klachten die zijn verzonden vanuit een ander mailadres zullen we niet in behandeling nemen.

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ideemeesters
Breeland 142
3828 VJ Hoogland
contact@ideemeesters.nl

Ideemeesters is een handelsnaam van UniTask Management B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09099757.