Veilige landing
De uitdaging
Een prominente overheidsorganisatie is al eeuwenlang gevestigd in een prachtig historisch pand. De medewerkers zijn trots op deze locatie. Voor een aantal van hen is het zelfs een extra motivatie om voor deze organisatie te werken.
Het pand moet worden gerenoveerd. Dat betekent een tijdelijke verhuizing. Naar een locatie die natuurlijk veel minder mooi en bijzonder is.
Hoe kan de weerstand bij de medewerkers tegen deze verhuizing zoveel mogelijk worden beperkt?
-
OpdrachtgeverRijksoverheid
-
SectorOverheid
-
Diensten
-
IdeemeestersPaul, Gerard
De oplossing
Met z'n allen lekker klagen, dat bleek de oplossing.
Alle medewerkers werden, terwijl de verbouwing nog in gang was, meerdere keren uitgenodigd op de nieuwe locatie. Ze werden uitgedaagd om het pand te onderzoeken en zoveel mogelijk tekortkomingen te vinden.
We ontvingen honderden meldingen. Deuren die de verkeerde kant op draaiden, stoelen die niet lekker zaten, onduidelijke bewegwijzering, te laag opgehangen spiegels in de toiletten, te felle verlichting (of juist onvoldoende verlichting). Alles kwam voorbij.
De tekortkomingen en aanbevelingen werden vastgelegd. De meeste konden worden opgelost. Tegen andere verbetermogelijkheden moest nee worden gezegd. De medewerkers werden voortdurend geïnformeerd over de voortgang. Ook over de redenen waarom er soms nee moest worden gezegd.
De resultaten
Tegen de tijd dat de verhuizing daadwerkelijk plaatsvond, waren de kinderziektes verholpen. Alles wat er mis was met de nieuwe locatie was al benoemd en zo goed mogelijk verbeterd. Er viel gewoon niets meer te klagen.
Op deze manier ontstond een geleidelijke overgang naar de nieuwe locatie. Medewerkers vonden vanaf de eerste dag moeiteloos hun weg. Het was al 'eigen' voordat er daadwerkelijk werd verhuisd. Geen zoektochten door het nieuwe pand, geen onverwachte tekortkomingen en dus ook geen klachten. In plaats daarvan een al bekende en daardoor vertrouwde nieuwe werkomgeving. Het voelde voor een aantal bijna als thuiskomen.